Het startpunt voor jullie alcohol- en drugbeleid: de beleidsverklaring
De werkgroep formuleert de uitgangspunten en doelstellingen in een beleidsverklaring. Dit zijn de krijtlijnen van het toekomstige alcohol- en drugbeleid van de organisatie.
Voorbereiding: analyse van de huidige situatie
Zodra er een werkgroep alcohol- en drugbeleid is samengesteld, kunnen de leden aan de slag met de uitwerking van het beleid. In een eerste fase schrijven ze de beleidsverklaring met uitgangspunten en doelstellingen uit. Hierbij dienen in private organisaties de krachtlijnen van Cao 100 gerespecteerd te worden.
Bij wijze van voorbereiding kan de werkgroep starten met een analyse van de huidige situatie. De analyse brengt in kaart hoe een organisatie momenteel met de alcohol- en drugthematiek omgaat. Bijvoorbeeld: waar en wanneer mogen werknemers drinken? En wat gebeurt er als een werknemer onder invloed is van illegale drugs? Zijn er formele regels, of enkel informele regels?
Geen zoektocht naar het aantal probleemgebruikers
Een analyse van de huidige situatie tracht niet het aantal probleemgebruikers te achterhalen. Het is een instrument om tot een beleid op maat te komen. Verkeerde doelstellingen kunnen nodeloos weerstand oproepen.
Bevraging van sleutelfiguren
De analyse gebeurt het best aan de hand van een bevraging van sleutelfiguren uit uw organisatie, in eerste instantie de leden van de werkgroep alcohol- en drugbeleid.
Indien nodig kan deze groep aangevuld worden met medewerkers van diensten die in mindere mate aanwezig zijn in de werkgroep. Een representatieve bevraging draagt immers bij tot een objectief beeld van de huidige omgang met de alcohol- en drugthematiek.
Voordelen van een analyse
Ja, een analyse vraagt tijd en middelen. Maar de voordelen zijn aanzienlijk:
- De werkgroep krijgt een beeld van de mogelijke knelpunten en verwachtingen binnen de organisatie.
- De analyse legt een goede basis voor een beleid op maat van uw organisatie.
- De betrokkenheid en de motivatie om mee te werken aan het beleid, verhoogt.
Verder zijn een goede timing en planning essentieel. Een grondige analyse vraagt tijd, zowel voor de bevraging als voor de verwerking en interpretatie van de resultaten. Om demotivatie te voorkomen mag deze fase echter niet te veel tijd in beslag nemen.
Wie voert de analyse uit?
Grote organisaties kunnen eventueel gebruik maken van interne diensten, zoals de medische dienst en de personeelsdienst/HRM. Deze afdelingen kunnen de analyse uitvoeren en de resultaten verwerken en interpreteren.
U kunt ook een beroep doen op externe organisaties, zoals externe diensten voor preventie en bescherming op het werk of gespecialiseerde organisaties voor alcohol- en drugpreventie zoals VAD.
Snelle analyse met Q-ADO 2.0
Q-ADO 2.0 (spreek uit: kwado) is de Vragenlijst Alcohol- en Drugbeleid in de Organisatie ontwikkeld door de sector arbeid van VAD vzw. De gratis online vragenlijst brengt in kaart hoe uw organisatie momenteel met de alcohol- en drugthematiek omgaat. Q-ADO 2.0 peilt niet naar individueel gebruik.
Beleidsactoren en sleutelfiguren die de vragenlijst invullen, krijgen onmiddellijk …
… een overzicht van hun antwoorden.
… feedback bij hun antwoorden.
… adviezen voor een succesvol alcohol- en drugbeleid.
Uitgangspunten bepalen
Een gedragen en gemeenschappelijke visie
Het is belangrijk dat de leden van de werkgroep een gelijke visie hebben op een aantal thema’s, zoals:
- Hoe kijkt de organisatie naar het welzijn en de veiligheid van haar werknemers?
- Waar ligt de grens tussen werk en privé?
- Hoe staat de organisatie tegenover testen?
- Is het nodig om formele regels uit te werken?
In de werkgroep moet er consensus bestaan over de uitgangspunten van het alcohol- en drugbeleid. De uitgangspunten vormen immers de kern van het toekomstige beleid: ze bepalen in grote mate de volgende stappen van het proces. Zo zal een organisatie die werknemers kansen wil geven – ook als ze een alcoholprobleem hebben – andere maatregelen treffen dan een organisatie die deze visie niet uitdrukkelijk onderschrijft.
Op zoek naar consensus?
Iedereen heeft zijn eigen mening over alcohol- en ander druggebruik. Wat voor de ene problematisch is, is dat niet voor een ander. Niet zelden spelen hier misvattingen en zelfs vooroordelen. Daarom kan het aangewezen zijn om het beleidsproces te starten met een vorming voor de leden van de werkgroep alcohol- en drugbeleid.
Voordelen van vorming
- Een training kan helpen om de verschillende standpunten dichter bij elkaar te brengen en op één lijn te krijgen.
- De deelnemers krijgen informatie over alcohol en andere drugs en verwerven inzicht in de thematiek van werkgerelateerd gebruik.
- Door de objectieve informatie verwerven ze een gemeenschappelijke achtergrondkennis, die het draagvlak voor het beleidsproces verhoogt.
- De vorming biedt ruimte voor discussie zonder dat de deelnemers al concreet bezig moeten zijn met het beleid in hun organisatie.
Resultaat: na de training is het gemakkelijker om de vier pijlers van een efficiënt beleid concreet in te vullen op maat van uw organisatie.
Voorbeelden van uitgangspunten
De meeste organisaties hanteren onderstaande uitgangspunten. Ook de aanpak van VAD steunt hierop:
Het beleid richt zich in de eerste plaats op de meerderheid van werknemers die geen probleem hebben. Daarnaast wil het beleid een vroegtijdige en adequate aanpak van eventuele problemen mogelijk maken.
Verminderd functioneren of verslechterde werkrelaties zijn de aanleiding om iemand aan te spreken op zijn werkgedrag en onrechtstreeks op zijn alcohol- of ander druggebruik. De leidinggevende speelt hier een cruciale rol. Hij confronteert de werknemer niet met het problematisch gebruik zelf, maar wel met de gevolgen ervan in de werksituatie.
De focus op functioneren heeft twee voordelen:
- Het is objectief en correct
Als werkgever mag u verwachten dat uw werknemer zijn werk naar behoren uitvoert. Het is objectiever en correcter, eerder dan over de mogelijke oorzaken van slecht functioneren te praten. - Het is efficiënter
Mensen met alcohol- of andere drugproblemen vinden meestal dat er niets aan de hand is. Ze zullen ontkennen of verveeld reageren.
Het alcohol- en drugbeleid maakt deel uit van een integraal gezondheids- en veiligheidsbeleid. De focus ligt op veiligheid en gezondheid, uitgangspunten waar zowel de werkgever als werknemer baat bij hebben.
Het alcohol- en drugbeleid kadert in een globaal personeelsbeleid. Door werknemers aan te spreken op hun functioneren kunt u de problematiek koppelen aan bestaande functionerings-, beoordelings- en evaluatiegesprekken.
Het beleid geldt voor iedereen, van hoog tot laag. Voorbeeldgedrag van hogere leidinggevenden werkt motiverend voor alle medewerkers.
Het beleid gaat over alcohol en andere drugs. Belgen drinken immers niet alleen alcohol. Ze gebruiken ook andere (illegale) drugs en neem veelal psychoactieve medicatie.
Doelstellingen formuleren
Is de werkgroep het eens over de uitgangspunten van het alcohol- en drugbeleid? Dan volgt het tweede element van de beleidsverklaring: de doelstellingen van het beleid. Die geven aan wat een organisatie wil bereiken met haar alcohol- en drugbeleid.
Hoofd- en subdoelstellingen
Een preventief alcohol- en drugbeleid heeft als hoofddoel: functioneringsproblemen ten gevolge van problematisch alcohol- en druggebruik voorkomen en adequaat reageren wanneer ze zich toch voordoen.
Subdoelstellingen maken de hoofddoelstelling concreter.
Voorbeelden van subdoelstellingen
Na de invoering van het alcohol- en drugbeleid:
- Zijn alcohol- en ander druggebruik en de gevolgen ervan op het werk meer bespreekbaar.
- Zijn de werknemers via vorming en voorlichting geïnformeerd over de mogelijke gevolgen van werkgerelateerd alcohol- en druggebruik.
- Kennen de werknemers de regels over de beschikbaarheid en het gebruik van alcohol op het werk.
- Weten medewerkers wat er van hen verwacht wordt in het kader van het alcohol- en drugbeleid.
- Kennen leidinggevenden en medewerkers de procedures voor optreden.
- Kennen leidinggevenden en medewerkers de rol van sleutelfiguren bij aanpak en doorverwijzing.
- Krijgen nieuwe medewerkers een toelichting over het beleid.
Richtlijnen voor effectieve doelstellingen
Goede doelstellingen formuleren is niet eenvoudig. De doelstellingen van een alcohol- en drugbeleid kunnen betrekking hebben op een hele waaier aan activiteiten, zoals informeren, stimuleren, bewustmaken en veranderen. Vaak situeren de doelstellingen – en dus de gewenste effecten na de activiteiten – zich op lange termijn. Daartussen zit een lange overgangsperiode. Bovendien zijn doelstellingen dikwijls te abstract.
Algemene richtlijnen voor effectieve doelstellingen:
- Het is duidelijk vastgesteld wat precies het doel is (specifiek).
- Het is duidelijk vastgesteld hoe wordt gemeten of het doel bereikt is (meetbaar).
- Het is duidelijk vastgelegd wie welke bijdrage moet leveren (aanwijsbaar).
- Het doel bereiken is haalbaar (realistisch).
- Het is duidelijk vastgelegd wanneer het doel bereikt moet zijn (tijdsspecifiek).
Hiermee zijn de doelstellingen SMART geformuleerd. Dat is een goede basis om de gewenste effecten te realiseren.
Doelstellingen voor elke werknemer
De doelstellingen van het beleid moeten op elke werknemer slaan, met of zonder problemen. In de praktijk ligt de klemtoon vaak op de behandeling van probleemgebruikers. Gevolg: de overige werknemers vinden dat het beleid niet voor hen bedoeld is. “Wij zijn toch geen alcoholisten of drugverslaafden”, klinkt het dan.
Wat werkt wel? Om efficiënt te zijn op langere termijn dient een beleid zich vooral te richten op de 95% van de werknemers die (nog) geen probleem hebben. Daarnaast moeten er natuurlijk procedures en kanalen bestaan om werknemers met functioneringsproblemen te helpen.
Tips voor constructieve uitgangspunten en doelstellingen
Vorming over alcohol en andere drugs kan helpen om de opvattingen van de leden op één lijn te krijgen.
Is het bijvoorbeeld haalbaar om nultolerantie in te voeren? Vaak is dat niet het geval. Streef liever naar een realistische campagne waarover consensus bestaat.
Van concrete doelstellingen is het bij de evaluatie gemakkelijker te achterhalen of ze effectief bereikt zijn.
Een bedrijf kan niet alle alcohol- en andere drugproblemen oplossen of voorkomen. De werkcontext is echter wel een belangrijke motivator voor alle betrokken partijen. Zo zal een werknemer sneller geneigd zijn om een mogelijk alcoholprobleem aan te pakken als de geleverde inspanning zijn kansen op jobbehoud verhoogt.
Het beleid is er voor elke werknemer: zonder of met functioneringsproblemen ten gevolge van alcohol en andere drugs.
- Bevraging van alle werknemers over hun alcohol- en ander druggebruik: geeft een indicatie van individueel probleemgebruik. Let op: de resultaten zijn vaak niet betrouwbaar omwille van een beperkte respons en onderschatting van het eigen gebruik.
- Bevraging van sleutelfiguren: toont hoe een organisatie met de alcohol- en drugthematiek omgaat.
Benader functioneringsproblemen ten gevolge van alcohol- en druggebruik zoals alle andere functioneringsproblemen. Een alcohol- en drugbeleid steunt op een bestaand personeelsbeleid. Het is dus niet efficiënt om een alcohol- en drugbeleid op te starten wanneer de organisatie geen functioneel personeelsbeleid heeft.
Geen exclusieve aandacht voor één middel, ofwel alcohol, ofwel illegale drugs. In beide gevallen is er geen of te weinig aandacht voor psychoactieve medicatie. Een beleid richt zich op de gevolgen op de werkprestaties. Het is dus van secundair belang welk middel de functioneringsproblemen veroorzaakt.
Verval dus niet in besprekingen van individuele situaties.
Consensus en opname in het arbeidsreglement
Overleg en consensus
De werkgroep neemt de uitgangspunten en doelstellingen van het alcohol- en drugbeleid op in een voorstel voor de verplichte beleids- of intentieverklaring. Dat ontwerp bevat de krijtlijnen van het toekomstige alcohol- en drugbeleid.
De werkgroep legt het voorstel voor aan het comité voor preventie en bescherming op het werk en/of de ondernemingsraad. In een organisatie zonder ondernemingsraad, comité of vakbondsvertegenwoordiging dient het voorstel rechtstreeks aan de werknemers voorgelegd te worden.
Het is de bedoeling dat zowel het comité als de ondernemingsraad na overleg en volgens hun bevoegdheden tot een consensus komen. Consensus is essentieel: een preventief alcohol- en drugbeleid kan enkel effect hebben als er een groot draagvlak is binnen de organisatie.
Opname in het arbeidsreglement
Zodra er een consensus is over de beleids- of intentieverklaring, kan de tekst opgenomen worden in het arbeidsreglement. Uw organisatie hoeft de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement niet op te starten: de werkgever kan de beleidsverklaring zo toevoegen.
Elke werknemer moet wel geïnformeerd worden over de beleidsverklaring en een kopie van de wijzigingen krijgen. Indien de werknemer geen kopie van de wijzigingen ontvangt, is hij er niet door gebonden.
Van beleidsverklaring naar concrete maatregelen
Is de beleids- of intentieverklaring opgenomen is in het arbeidsreglement? Zijn alle werknemers op de hoogte van de beleidsverklaring? Dan is uw organisatie in orde met de eerste, verplichte, fase van cao 100.
Nu kan uw organisatie concrete maatregelen uitwerken, zoals procedures, regels, afspraken over hulpverlening en een sensibiliseringscampagne.