De werkgroep

Een alcohol- en drugbeleid uitwerken is geen eenmanszaak. Het is de bedoeling om een groep samen te brengen die het beleid daadwerkelijk zal uitstippelen. Deze werkgroep heeft daarvoor het fiat van de directie.

Samenstelling van de werkgroep

De werkgroep (of stuurgroep of beleidsgroep) bestaat het best uit sleutelfiguren voor personeelsbeleid, veiligheid, gezondheid en welzijn op het werk. Afhankelijk van de grootte en de aard van de organisatie kunnen deze sleutelfiguren uit verschillende hoeken komen:

  • directie(leden)
  • afdelingshoofden van verschillende niveaus
  • werknemersafgevaardigden
  • personeelsdienst
  • HRM
  • preventieadviseurs van interne en externe diensten voor preventie en bescherming op het werk
  • maatschappelijk werkers of andere vertrouwensfiguren
  • de juridische dienst
  • de vormingsdienst
  • externe deskundigen

In elk geval moet de beleidsgroep paritair samengesteld zijn. Het comité voor preventie en bescherming op het werk kan de basis vormen, met daarbij een aantal extra deelnemers.
De meeste organisaties richten echter een aparte werkgroep op. De uitwerking en introductie van een alcohol- en drugbeleid vergt immers de nodige tijd en overstijgt dus de gewone werkzaamheden van bestaande comités.

Wie trekt de groep?

De trekker

Een ‘trekker’ die de werkgroep motiveert, is essentieel. De trekker coördineert ook de verslaggeving en communiceert met de directie. Meestal is de initiatiefnemer (bijvoorbeeld de preventieadviseur of een medewerker van de personeelsdienst) de spilfiguur tijdens het ganse proces.

De rol van de formele voorzitter

Het kan aangewezen zijn om naast de trekker een formele voorzitter aan te stellen. De voorzitter leidt de vergaderingen en onderhoudt de contacten met de directie. Hij is het gezicht van de werkgroep en is bij voorkeur iemand met een gezaghebbende positie. Zo geeft uw organisatie een duidelijk signaal dat ze de problematiek ernstig neemt.

De rol van de externe deskundige

De trekker van de werkgroep is bij voorkeur niet een externe deskundige. Beslist uw organisatie om een externe deskundige in te schakelen? Verwacht dan niet dat hij het proces begeleidt, en inhoudsdeskundige is, en de verslaggeving maakt, en alle praktische taken uitvoert. De deskundige treedt enkel op als procesbegeleider en inhoudelijk expert.

Taken

Het is de taak van de werkgroep om de uitgangspunten, doelstellingen en pijlers van een beleid uit te werken en te concretiseren. De uitwerking zelf gebeurt in een aantal stappen. De werkgroep legt vervolgens een voorstel voor aan het comité voor preventie en bescherming op het werk en/of aan de ondernemingsraad, of bij afwezigheid daarvan rechtstreeks aan de werknemers.

In principe heeft de werkgroep de volgende taken:

  • een analyse (stand van zaken) maken van de huidige omgang met alcohol en andere drugs in de organisatie
  • advies geven bij de uitwerking en toepassing van een alcohol- en drugbeleid
  • een voorstel voor een alcohol- en drugbeleid uitschrijven
  • het alcohol- en drugbeleid uitvoeren (bijvoorbeeld vorming en voorlichting organiseren)
  • het alcohol- en drugbeleid evalueren

Voor de analyse en evaluatie van uw alcohol- en drugbeleid kunt u de gratis onlinevragenlijst Q-ADO 2.0 gebruiken.

Tips voor een efficiënte werkgroep

Samenstelling van de werkgroep

Ga aan de slag met een representatieve groep (paritair)

Het is heel belangrijk om niet te lang alleen of met een beperkte groep te werken. Anders loopt u vlugger het gevaar op onbegrip of weerstand te stoten.

Zorg voor een vaste samenstelling van de werkgroep.

Een steeds wisselende samenstelling vertraagt de werkzaamheden. Zijn er toch nieuwkomers, zorg dan voor een goede briefing.

Raadpleeg eventueel een externe deskundige.

Externe deskundigen hebben (bij voorkeur) een stevige achtergrond in de alcohol- en drugthematiek. Ze hebben heel wat praktijkervaring. Zij kunnen bovendien (meer) afstand nemen van de concrete situatie in uw organisatie.

Werkwijze van de werkgroep

Werk volgens de principes van goed voorbereiden en efficiënt vergaderen.

Stel een ‘werkbare’ werkgroep samen (maximaal 10 à 15 leden). Zorg voor een voorzitter en verslaggever. Respecteer de beslissingen van voorbije vergaderingen.

Maak een planning van de werkzaamheden van de werkgroep.

Een tijdslijn geeft u zicht op de duur van het proces. Zo voorkomt u het gevoel na verloop van tijd in een straat zonder einde te zitten.

Maak duidelijk wat er van de leden van de werkgroep verwacht wordt.

Actieve deelname is belangrijk. Dat omvat onder meer constructief meewerken in de groep en de achterban briefen indien nodig. Hierdoor verhoogt het engagement en de kwaliteit van het eindresultaat.

Vermijd dat er solo-slim gewerkt wordt.

Overval de werkgroep niet met kant-en-klare standpunten en actiepunten die vooraf door één iemand of een beperkt aantal mensen opgesteld zijn. Dat ondermijnt de kracht van het proces. Het is net de bedoeling om met de werkgroep op een systematische manier standpunten en actiepunten op te stellen. Voorbereidend werk kan wel een goede basis vormen en bespaart tijd.

Ga niet te snel.

Een alcohol- en drugbeleid uitwerken vraagt tijd: gemiddeld zes maanden tot een jaar bij grote en middelgrote organisaties. Het proces kan sneller verlopen indien de organisatie ervaring heeft met werkgroepen, een efficiënt personeelsbeleid voert en goede sociale verhoudingen heeft.

Heb oog voor de onderliggende verhoudingen en uiteenlopende standpunten.

Heb oog voor de onderliggende verhoudingen en uiteenlopende standpunten binnen de groep. Een procesbegeleider is aangewezen.

De werkgroep en de rest van de organisatie

Krijg (en behoud) het fiat van de directie.

Een werkgroep die te geïsoleerd werkt en de goedkeuring van de directie niet heeft, is gedoemd om te mislukken. Regelmatig verslag uitbrengen is essentieel. Hou er ook rekening mee dat de economische conjunctuur het beleidsproces kan beïnvloeden.

Betrek de vakbonden van in het begin.

De rol van de vakbonden is even cruciaal als het fiat van de directie. Zowel werkgevers als werknemers hebben baat bij een preventief alcohol- en drugbeleid dat focust op functioneringsproblemen. Werknemersafgevaardigden hebben dus zeker een rol te vervullen bij de uitwerking van het beleid.

Hou rekening met weerstand.

Tijdens de voorbereiding en de toepassing van het beleid kan er weerstand optreden tegen de verandering die een alcohol- en drugbeleid teweegbrengt. U kunt weerstand beperken door:

  • een goede voorbereiding om improvisatie tijdens de uitvoering te vermijden
  • voldoende informatie en communicatie met alle betrokkenen
  • duidelijke doelstellingen
  • openheid en inspraakmogelijkheden
  • aandacht voor sleutelfiguren in het beleid – hun voorbeeldgedrag is uitermate belangrijk
  • mogelijkheid tot bijsturing
Communiceer tijdens het ganse beleidsproces.

De directie (en het werkveld) regelmatig informeren over de activiteiten en resultaten van de werkgroep is een must. Openheid over de werkzaamheden helpt om negatieve reacties te vermijden en het fiat van de directie te behouden.

Eenmaal de werkgroep samengesteld is, kan u aan de slag. De eerstvolgende stap is het formuleren van een beleidsverklaring.